Legal

Cómo tratamos sus datos personales y qué puede exigirnos

Esta política desarrolla, con el detalle que exige la Ley 1581 de 2012, lo que el aviso de privacidad resume. Define quién responde por sus datos, qué información suya se trata en un encargo contable, para qué se usa, con quién se comparte, cuánto se conserva y cómo se ejercen sus derechos.

Vigente desde el 11 de agosto de 2026, fecha de la última actualización. Se aplica siempre la versión publicada en esta página.

Ver el resumen en lenguaje llano

1. Identificación del responsable del tratamiento

Responde por sus datos el profesional que firma los trabajos, con nombre propio: Jesús David Puerta Artuz, persona natural, Contador Público. NEXOS Consultores Contables es el nombre comercial bajo el que ejerce, no una persona jurídica distinta. Estos son sus datos de identificación y los canales por los que puede notificarle cualquier solicitud.

Datos de identificación y notificación del responsable del tratamiento.
Dato	Valor
Responsable	Jesús David Puerta Artuz — Contador Público, persona natural
Nombre comercial	NEXOS Consultores Contables
Actividad	Servicios contables, tributarios y de organización financiera
Cobertura	Atendemos casos en Cartagena de Indias D.T.C., Barranquilla, Santa Marta, Montería, Bucaramanga, Barrancabermeja (Santander), Villavicencio y Bogotá D.C.
Canal para derechos del titular	datos@nexoscontables.com
Canal general	contacto@nexoscontables.com
WhatsApp	318 929 3339

La atención es remota y no hay oficina abierta al público, de modo que la notificación de cualquier solicitud se hace por el correo indicado, que es el canal idóneo para dejar constancia de la fecha y del contenido. WhatsApp sirve para preguntar; para ejercer un derecho conviene el correo.

2. Objeto y alcance

Esta política regula la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, la transmisión, la transferencia y la supresión de los datos personales que trata el responsable en desarrollo de su actividad como Contador Público. Cubre la información que llega por cualquier canal: WhatsApp, correo, videollamada, documentos y soportes entregados en físico o en archivo, y los sistemas del propio cliente a los que él da acceso para prestar el servicio.

Se aplica a quien escribe para consultar aunque no llegue a contratar, a quien contrata, a los representantes legales y contactos de las empresas clientes, a los terceros cuya información aparece en la contabilidad del cliente, a los proveedores del responsable y a los visitantes del sitio.

3. Marco normativo

El tratamiento se rige por el derecho constitucional de habeas data, por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y por las instrucciones vigentes de la autoridad de protección de datos en Colombia. Sobre esa base operan además las normas que rigen el ejercicio de la contaduría pública, en particular las de reserva profesional y las de conservación de papeles de trabajo y de soportes contables.

Esta política no transcribe artículos, plazos ni cifras de la norma. Esos números cambian, y una política que los copia queda diciendo algo falso sin que nadie lo note. Se aplica siempre la norma vigente al momento de su solicitud, y si quiere el dato exacto de su caso se le indica por escrito.

4. Definiciones

Nueve términos que se repiten en esta política. Se explican en lenguaje llano, sin transcribir la norma.

Los términos que se usan en esta política, en lenguaje llano.
Término	Qué significa
Titular	La persona a la que se refieren los datos. En esta política, usted.
Dato personal	Cualquier información que permita identificarlo o hacerlo identificable.
Dato sensible	El que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el de salud, el biométrico o el que revela convicciones personales.
Tratamiento	Toda operación sobre sus datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, transmitirlos o suprimirlos.
Autorización	El permiso previo, expreso e informado que usted da para que sus datos se usen con una finalidad concreta.
Responsable	Quien decide para qué y cómo se tratan los datos. Aquí, Jesús David Puerta Artuz, que ejerce bajo el nombre comercial NEXOS Consultores Contables.
Encargado	Quien trata datos por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones y bajo deber de reserva.
Transmisión	El envío de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera del país.
Transferencia	El envío de datos a un receptor que decide sobre ellos por su cuenta, dentro o fuera del país.

5. Principios

Se aplican los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad y calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. A ellos se suman tres criterios de trabajo: se pide solo la información que el encargo necesita, se usa solo para lo que se anunció y se conserva solo mientras exista una razón legal o profesional para conservarla.

La regla práctica es simple: si un dato no hace falta para su caso, no se pide.

6. Categorías de titulares

Personas naturales que consultan o contratan: asalariados, independientes, emprendedores, rentistas y personas con patrimonio o ingresos que deben declarar.
Representantes legales, socios y personas de contacto de las empresas clientes.
Terceros que aparecen en la contabilidad del cliente: sus empleados, sus proveedores, sus clientes y sus deudores.
Proveedores y colaboradores del responsable.
Visitantes del sitio, que no entregan datos por navegar.

7. Categorías de datos tratados

Un encargo contable no se resuelve con un nombre y un teléfono. Trabaja sobre la información financiera y patrimonial del titular, que es material reservado. Esto es lo que se trata y para qué llega.

Categorías de datos que trata un encargo contable y para qué llegan.
Categoría	Qué incluye	Por qué llega
Identificación	Nombre, documento de identidad, calidad en que actúa y representación que ejerce.	Para saber quién es el titular del encargo y quién firma.
Contacto	Correo, número de teléfono o de WhatsApp, ciudad.	Para comunicar avances, requerimientos y entregables.
Tributarios	RUT, responsabilidades inscritas, calidad tributaria, declaraciones presentadas y comunicaciones recibidas de la autoridad.	Para determinar qué obligaciones tiene y prepararlas.
Financieros y patrimoniales	Ingresos, egresos, activos, pasivos, cuentas bancarias y sus movimientos, inversiones y deudas.	Para construir la base sobre la que se declara o se informa.
Contables	Soportes, facturación emitida y recibida, comprobantes, libros, conciliaciones y papeles de trabajo.	Para llevar la contabilidad y sostener lo que se firma.
Laborales y de nómina	Nómina del cliente, novedades, aportes y datos de sus empleados en lo que la liquidación exige.	Para liquidar la nómina y los aportes del cliente.
Contractuales y comerciales	Contratos, propuestas aceptadas, facturación del servicio y estado de pagos.	Para documentar el encargo y cobrarlo.
De terceros	Datos de empleados, proveedores, clientes y deudores del cliente contenidos en sus libros y soportes.	Porque vienen dentro de la contabilidad que se recibe. Ver el punto 11.
Sensibles	Por excepción, información de salud que aparece dentro de un soporte de nómina, como una incapacidad. Ver el punto 13.	Porque es el soporte de una novedad que hay que liquidar.

8. Fuentes de obtención de los datos

La información llega directamente del titular o de su representante: lo que cuenta al escribir, los documentos y soportes que entrega y los sistemas propios a los que da acceso para prestar el servicio, como su software contable o su plataforma de facturación. También llega de las comunicaciones que una autoridad le dirige a él y que él remite para que se atiendan.

No se compran bases de datos, no se obtiene información de terceros con fines de mercadeo y este sitio no tiene formularios que recojan datos en línea.

9. Bases de datos utilizadas

Encargos y clientes: el expediente de cada encargo, con sus soportes, sus papeles de trabajo y los entregables emitidos.
Consultas recibidas: los mensajes de quienes escriben para clasificar su caso, contraten o no.
Facturación y cartera del propio responsable.
Proveedores y colaboradores que intervienen en la prestación del servicio.

Cada base se mantiene separada de las demás y con acceso limitado a quien trabaja en ella.

10. Finalidades del tratamiento

Las finalidades son específicas y separadas. No se enuncian de forma genérica ni ilimitada, y ninguna es publicitaria. Si alguna vez hiciera falta una distinta, se le informa antes y se le pide autorización para esa finalidad concreta.

01
Atender su consulta y clasificar el caso
Entender qué necesita resolver, determinar de qué tipo es el asunto y pasarle el alcance y el precio por escrito. Esa conversación de clasificación escucha, entiende y cotiza; no revisa documentos, no valida obligaciones y no identifica errores.
02
Preparar y presentar sus obligaciones tributarias
Determinar las obligaciones que le corresponden, elaborar las declaraciones y los informes que deba rendir y presentarlos ante la autoridad tributaria en su nombre.
03
Llevar la contabilidad y elaborar estados financieros
Registrar las operaciones sobre sus soportes, mantener los libros y preparar los estados financieros y los informes que se deriven de ellos.
04
Liquidar nómina y aportes
Liquidar la nómina del cliente, sus novedades y los aportes que de ella se desprenden, con los datos de sus empleados que la liquidación exige.
05
Emitir certificaciones y dictámenes
Expedir las certificaciones e informes que la ley, una entidad o un tercero le exijan al cliente y que deban ir firmados por un Contador Público.
06
Atender requerimientos de autoridades
Preparar la respuesta a lo que una autoridad tributaria o de control le solicite, reunir los soportes que la sustenten y acompañar el trámite hasta donde llegue el encargo contable.
07
Conservar papeles de trabajo y soportes
Guardar la evidencia de qué se hizo, con qué información y en qué momento, mientras subsista el deber legal y profesional de conservarla. Ver el punto 20.
08
Documentar, facturar y cobrar el servicio
Dejar constancia del alcance acordado, emitir la factura del encargo y llevar la contabilidad propia del responsable.
09
Cumplir deberes legales y profesionales
Atender las obligaciones que la ley y el ejercicio de la contaduría pública imponen a quien firma el trabajo, incluidos los reportes e informes que deban rendirse a una autoridad.

Ninguna finalidad es comercial. No se hace perfilado, no se envían campañas, no se venden datos y no se ceden con fines de mercadeo. Si en el futuro se quisiera enviar información sobre servicios, se pedirá una autorización separada y negarla no afectará la prestación de ningún servicio.

Sus datos se usan para resolver su asunto y para sostener lo que se firmó. Nada más.

11. Datos de terceros que llegan con la contabilidad del cliente

Es una situación propia de esta actividad y conviene decirla sin rodeos. Un Contador Público recibe información de personas que no son su cliente: los empleados que figuran en una nómina, los proveedores que emitieron las facturas, los clientes que aparecen en la cartera y los deudores que figuran en los libros. Esa información no se recoge del titular: llega dentro de los soportes que el cliente entrega.

Bajo qué título se tratan
Se tratan por cuenta del cliente y solo para la finalidad del encargo que los motivó: registrar la operación, liquidar la nómina, preparar la declaración o sostener el soporte. No se usan para ninguna finalidad distinta.
Qué responde el cliente
Corresponde al cliente haber obtenido esos datos de forma legítima y contar con la autorización o con el título legal que ampare su entrega. Al entregarlos declara que puede hacerlo. El responsable no verifica una a una esas autorizaciones y no responde por una recolección que no hizo.
Cómo se custodian
Con acceso restringido, dentro del expediente del encargo y bajo la misma reserva que cubre el resto de la información del cliente. No se incorporan a base de datos alguna de mercadeo ni se comparten con terceros ajenos al encargo.
Si un tercero ejerce un derecho
Si un empleado, un proveedor o un cliente del cliente presenta una solicitud sobre sus datos, se le atiende, se le indica que quien decidió sobre esa información es el cliente y se pone el hecho en conocimiento de este para que resuelva lo que le corresponde.

12. Reserva y secreto profesional del Contador Público

La información contable, financiera y tributaria del cliente está amparada por la reserva y el secreto profesional del Contador Público. Es una obligación del ejercicio, distinta y adicional a la protección de datos, y no depende de que exista contrato: cubre lo que usted cuente aunque el servicio no llegue a contratarse.

La salvedad, dicha con claridad. La reserva cede ante los reportes, informes y respuestas que la ley obliga a rendir a las autoridades, y ante el requerimiento de una autoridad en ejercicio de sus funciones. En esos casos se entrega únicamente lo exigido, por el conducto exigido, y se deja constancia de qué se entregó y a quién.

Quien intervenga en su caso —un colaborador, un proveedor tecnológico o un profesional de otra disciplina— queda sujeto al mismo deber de reserva sobre lo que reciba.

13. Datos sensibles

Por regla general no se tratan datos sensibles: la actividad contable no los necesita y no se piden. La excepción es conocida y conviene declararla, porque aparece sola.

Información de salud dentro de una nómina. Una incapacidad o una licencia llega como soporte de una novedad que hay que liquidar. Cuando ocurre, ese documento se trata únicamente para liquidar y sustentar esa novedad, con acceso restringido, sin usarse para ninguna otra finalidad y bajo la misma reserva del resto del expediente. No se comparte fuera de lo que la liquidación y sus soportes exigen.

Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y ninguna finalidad comercial se apoya en ellos. Si decide no autorizarlo, se le indica qué parte del trabajo deja de ser posible y por qué.

14. Datos de menores de edad

Este sitio no recoge datos de menores: no tiene formularios ni pide información en línea. Un encargo puede involucrarlos de manera indirecta, por ejemplo cuando una persona a cargo debe figurar en la información del titular. En ese caso el tratamiento es excepcional, se limita a lo indispensable, atiende el interés superior del menor, se hace con la autorización de quien ejerza su representación y no se destina a ninguna finalidad comercial.

15. Autorización del titular

La autorización se otorga de forma previa, expresa e informada: al escribir por WhatsApp o por correo describiendo su caso, al aceptar la propuesta de servicio y, cuando la finalidad lo exija, por un documento separado. De esa autorización se conserva constancia y usted puede pedir prueba de ella en cualquier momento.

La ley exceptúa la autorización en algunos supuestos, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones y el dato cuya entrega impone una obligación legal. En esos casos el tratamiento se hace sin autorización, se limita a lo exigido y se deja constancia.

16. Encargados y proveedores tecnológicos

Para prestar el servicio se emplean proveedores que actúan como encargados: alojamiento del dominio y correo electrónico, mensajería, almacenamiento de los archivos del encargo en la nube y software contable, de nómina y de facturación electrónica. Acceden únicamente a lo necesario para operar, siguen las instrucciones del responsable y quedan sujetos a deber de confidencialidad.

Cuando el cliente elige y contrata su propio software contable o su propio proveedor de facturación, ese proveedor responde ante el cliente por su parte del tratamiento y bajo sus propias condiciones.

17. Entrega de información a autoridades y a terceros

Fuera de los encargados, la información sale en los casos siguientes y solo en la medida en que cada uno lo exija.

Destinatarios de la información, qué reciben y a qué título.
Destinatario	Qué recibe	A qué título
Autoridad tributaria (DIAN)	Declaraciones, informes y respuestas a requerimientos, con sus soportes.	Obligación legal del encargo.
UGPP	Información de aportes al sistema de la protección social del cliente y respuestas a lo que solicite.	Obligación legal del encargo.
Entidades de vigilancia y control	Lo que soliciten en ejercicio de sus funciones, y los informes que deban rendirse.	Obligación legal.
Autoridades judiciales y administrativas	Únicamente lo requerido en la orden o el requerimiento.	Obligación legal.
Proveedores tecnológicos	Lo estrictamente necesario para alojar, transmitir o procesar la información del encargo.	Transmisión a un encargado, bajo confidencialidad.
Profesionales que intervengan en el caso	Lo necesario para su intervención, por ejemplo cuando el asunto deja de ser contable y pasa a un profesional jurídico.	Con conocimiento previo del cliente y bajo reserva.
Terceros indicados por el cliente	El contenido de la certificación o del informe que él pida dirigir, por ejemplo a una entidad financiera.	Por instrucción expresa del cliente.

No se venden datos, no se ceden con fines comerciales y no se entregan a terceros para que le ofrezcan productos.

18. Transmisiones y transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos operan servidores fuera de Colombia, lo que implica una transmisión internacional de datos. A esos proveedores se les exige un nivel adecuado de protección y condiciones de confidencialidad y seguridad, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y de las instrucciones de la autoridad. Fuera de ese supuesto, la información del encargo no sale del país.

19. Medidas de seguridad

La información contable de una persona o de una empresa es material reservado y se protege como tal. Las medidas se gradúan según el riesgo de cada base.

Acceso restringido
A la información de su encargo accede quien trabaja en él. No circula fuera de ese ámbito.
Separación por cliente
El expediente de cada cliente se mantiene aparte del de los demás, con sus propios soportes y papeles de trabajo.
Control de las cuentas y de los equipos
Las cuentas y los equipos desde los que se trabaja tienen control de acceso, y las credenciales del cliente que el encargo exija se custodian bajo reserva.
Respaldo de los archivos
Los soportes y papeles de trabajo se respaldan para que no se pierdan durante el término en que deben conservarse.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo, y prometer lo contrario sería faltar a la verdad. Si ocurriera un incidente que comprometa sus datos, se le informa y se reporta a la autoridad competente cuando la norma lo exija.

20. Conservación de papeles de trabajo y soportes

Aquí conviven dos plazos distintos y conviene no confundirlos, porque de ellos depende qué se puede suprimir y qué no.

La conversación de quien consultó y no contrató se conserva únicamente mientras tenga sentido para atender esa consulta. Puede pedir su eliminación cuando quiera.
Los papeles de trabajo, los libros y los soportes contables del encargo se conservan por el término que fija la ley comercial y tributaria. Esta política no lo escribe en años a propósito: es una cifra normativa que puede cambiar, y se aplica siempre la vigente.
Los documentos del propio responsable —contrato, factura, constancia de entrega— se conservan mientras subsistan sus obligaciones legales y mientras pueda ser necesario acreditar qué se hizo.

Mientras ese término corra, una solicitud de supresión no puede atenderse sobre esa información. No es una negativa discrecional: es un deber legal de conservación que pesa sobre quien firma el trabajo. Cuando ocurra se le informa así, se le indica qué sí se suprime y se deja constancia de la respuesta.

Cumplido el término, la información se elimina o se anonimiza.

Se conserva lo que la ley obliga a conservar, y ni un día más de lo que haga falta.

21. Derechos del titular

Estos derechos son suyos y no dependen de que exista un servicio contratado. Ejercerlos no genera cobro alguno.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos
Saber qué información suya reposa en los archivos y pedir que se corrija la que esté incompleta, inexacta o desactualizada.
Solicitar prueba de la autorización
Pedir constancia de la autorización que usted otorgó, salvo en los casos en que la ley permite tratar el dato sin ella.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos
Pedir que se le explique con qué finalidad se ha usado su información y quién ha intervenido en su tratamiento.
Presentar quejas ante la autoridad competente
Acudir a la autoridad de protección de datos en Colombia cuando considere que se infringió la norma.
Revocar la autorización y pedir la supresión
Retirar su permiso y solicitar que sus datos se eliminen, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

Puede ejercerlos usted mismo, su representante o quien acredite estar facultado para hacerlo. Antes de dar trámite se verifica esa condición: es la forma de proteger sus datos de un tercero que diga ser usted.

22. Procedimiento de consultas y reclamos

El canal es el correo del responsable para datos personales. Cuatro pasos, y ninguno le exige conocer la norma ni redactar como abogado.

01
Escriba a datos@nexoscontables.com
Indique en el asunto si se trata de una consulta o de un reclamo sobre sus datos personales.
02
Identifíquese
Su nombre completo y un dato que permita verificar que usted es el titular o su representante.
03
Describa los hechos y lo que solicita
Qué ocurrió, qué información suya le preocupa y qué pide: conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización.
04
Deje una dirección de respuesta
Un correo al que se le pueda contestar. Si tiene documentos que respalden su solicitud, anéxelos; si no los tiene, la solicitud se tramita igual.

Si la solicitud llega incompleta, se le pide la información que falta antes de darle trámite. Mientras esa información no llegue, la solicitud queda en espera y no empieza a correr el término de respuesta.

Toda consulta y todo reclamo se atienden dentro de los términos que fija la ley vigente. No se transcriben aquí en días: esos términos pueden cambiar y se aplica siempre el que rija al momento de su solicitud.

Se le confirma la recepción, se le informa el trámite que se le dio y se le comunica el resultado por la dirección de respuesta que usted indique.

Si su duda es sobre esta política y no un ejercicio de derechos, puede escribir a contacto@nexoscontables.com o preguntar por WhatsApp al 318 929 3339.

23. Revocatoria, supresión y sus excepciones

Usted puede revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos en cualquier momento. La solicitud se atiende, y se le informa por escrito qué se suprimió y qué no pudo suprimirse.

La supresión se niega, total o parcialmente, cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información y mientras ese deber subsista. En un encargo contable eso ocurre con los papeles de trabajo y los soportes que sustentan lo que se firmó, con la información que respalda las obligaciones tributarias del propio responsable y con la que pueda ser necesaria para atender una reclamación. En esos casos la información permanece bajo reserva y no se usa para ninguna finalidad distinta de aquella que obliga a conservarla.

Si revoca la autorización en mitad de un servicio, se detiene el tratamiento que dependa de ella y se le informa qué parte del trabajo deja de ser posible.

24. Vigencia, versiones y modificaciones

Esta política rige desde la fecha indicada en el encabezado y se aplica en la versión que esté publicada en esta página. Cuando cambie, cambia también esa fecha. Si un cambio afecta de forma sustancial las finalidades del tratamiento, se le informa antes de su entrada en vigor por el sitio y por el canal que usted haya usado para escribir.

Las bases de datos se conservan mientras el responsable desarrolle su actividad y mientras subsistan las obligaciones legales y profesionales asociadas a cada una.

Qué no cubre esta política

Esta política no es asesoría sobre protección de datos para su propio negocio. Si usted necesita una política de tratamiento para su empresa, es un trabajo distinto y, cuando exige interpretar la norma, lo atiende un profesional jurídico.

Tampoco cubre lo que ocurre dentro de WhatsApp, de su proveedor de correo o del software contable que usted contrató: esos servicios tienen sus propias reglas, que son de ellos y no nuestras.

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Preguntas

¿Quién responde por mis datos: la marca o la persona?

Responde Jesús David Puerta Artuz, persona natural y Contador Público. NEXOS Consultores Contables es el nombre comercial bajo el que ejerce, no una persona jurídica distinta. Las solicitudes se dirigen a datos@nexoscontables.com.

¿Qué pasa con los datos de mis empleados y de mis proveedores?

Llegan dentro de sus libros y soportes, y se tratan por cuenta suya, solo para la finalidad del encargo, con acceso restringido y bajo reserva. Corresponde a usted haberlos recolectado de forma legítima y contar con el título que ampare su entrega.

¿Pueden borrar toda mi información si lo pido?

Se suprime la que no esté sujeta a un deber de conservación. Los papeles de trabajo y los soportes contables deben conservarse por el término que fija la ley comercial y tributaria, y mientras ese término corra no pueden eliminarse. Se le informa por escrito qué se suprime y qué no.

Canal para ejercer sus derechos

Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o para revocar la autorización, escriba a datos@nexoscontables.com indicando qué solicita. Se le confirma la recepción y se le informa el trámite.

Para cualquier otra duda sobre el servicio, el canal general es contacto@nexoscontables.com o el WhatsApp 318 929 3339.

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