Ruta de organización
Tiene la información repartida y nunca sabe si está completa
El problema casi nunca es que falte información: es que está en cuatro lugares distintos y nadie sabe cuál manda. Al terminar, usted debe poder decir qué entrega, quién lo prepara y en qué fecha.
Usted está aquí si…
«Tengo todo revuelto»
«No sé qué documentos debo guardar»
«Uso la misma cuenta para todo»
«No encuentro los soportes»
«Siempre le entrego la información tarde al contador»
«No tengo control de caja, bancos o inventarios»
Qué hacemos
Organizar no es archivar mejor: es decidir qué información debe existir, quién la produce, cada cuánto y dónde queda. Sin esa decisión, una carpeta nueva solo cambia de sitio el desorden.
La información existe, pero está repartida
Una parte está en el banco, otra en la plataforma de facturación, otra en conversaciones de chat y otra en una carpeta del computador. Nadie sabe cuál versión manda.
La información no se genera
Hay ventas, gastos y cobros que nunca quedaron escritos en ninguna parte. Aquí no hay nada que buscar: hay que empezar a producirlo.
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01
Inventariamos qué información existe hoyEn qué formato está, quién la tiene y desde cuándo. Se empieza por lo que hay, no por lo que debería haber.
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02
Definimos la lista de documentos periódicosQué se guarda, con qué nombre, en qué carpeta y por cuánto tiempo. Un documento sin regla de nombre se pierde dos veces.
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03
Separamos lo personal de lo del negocioCuenta por cuenta y canal por canal, hasta que cada movimiento tenga un lado. Es la parte más laboriosa y la que más rinde después.
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04
Ordenamos la facturaciónQué se emite, con qué numeración y cómo se conserva el archivo electrónico, no solo la representación impresa.
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05
Armamos la relación de ingresos, gastos, cuentas por cobrar y cuentas por pagarY los inventarios, cuando la actividad los maneja. Es el punto donde se ve, con soporte, cuánto entró y cuánto salió.
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06
Fijamos responsable, frecuencia y fecha límite internaLa fecha interna va antes del vencimiento que corresponda, para que un atraso de dos días no se convierta en un problema.
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07
Dejamos el archivo indexadoPor tercero, fecha, documento y periodo, de modo que buscar un soporte sea una consulta y no una excavación.
Esta ruta define qué información debe existir y cómo se entrega. No presenta obligaciones ni revisa periodos anteriores. Si al inventariar aparecen pendientes de atrás, se le informan por escrito, con su estado, y se cotizan aparte.
Qué recibe
Lo que se entrega es una rutina que se puede sostener: cada documento con un nombre, un responsable, una periodicidad y una fecha interna de entrega.
| Información | Quién la prepara | Periodicidad | Fecha límite interna |
|---|---|---|---|
| Extractos de todas las cuentas, billeteras y pasarelas | Quien maneja los bancos | Mensual | Día acordado del mes siguiente |
| Archivos electrónicos de las facturas emitidas | Quien factura | Mensual | Día acordado del mes siguiente |
| Facturas y documentos soporte de compras y gastos | Quien paga | Mensual | Día acordado del mes siguiente |
| Relación de ventas o reporte del punto de venta | Quien administra el negocio | Mensual | Día acordado del mes siguiente |
| Gastos pagados en efectivo, con su soporte | Quien maneja la caja | Semanal | Cierre de cada semana |
| Cuentas por cobrar y por pagar, por tercero | Quien maneja la cartera | Mensual | Día acordado del mes siguiente |
| Conteo de inventarios | Quien responde por la bodega | Mensual o trimestral, según la actividad | Corte acordado |
| Nómina y pagos a personas | Quien liquida la nómina | Mensual | Antes de cada pago |
| Novedades: contratos nuevos, préstamos, ventas de activos | Usted | Cuando ocurran | La misma semana |
| Conciliación de cuentas y canales | NEXOS | Mensual | Con la entrega del periodo |
Casi todo cae en la misma fecha, y es deliberado: una sola entrega al mes, no diez recordatorios. Los responsables, la periodicidad y la fecha interna de su caso se fijan en el alcance, y la fecha interna siempre queda antes del vencimiento que corresponda.
| Entregable | Estado |
|---|---|
| Lista de documentos periódicos, con responsable y fecha de entrega | Resuelto |
| Estructura de archivo y reglas de clasificación | Resuelto |
| Relación de cuentas, canales de recaudo y medios de pago en uso | Resuelto |
| Relación de ingresos y gastos del periodo organizado | Resuelto |
| Diferencias entre lo facturado y lo recaudado | En revisión |
| Soportes que no aparecieron en el periodo revisado | Pendiente |
| Inventarios, si su actividad no los maneja | No aplica |
Los estados del ejemplo muestran cómo se presenta el entregable. El estado real de cada asunto se determina con la información de su caso.
El desorden no vuelve por descuido. Vuelve porque nadie decidió quién produce qué, y aquí eso queda decidido y escrito.
Cómo se le entrega el resultadoQué queda fuera y se cotiza aparte
- Reconstrucción de periodos anteriores y corrección de declaraciones: es la ruta de corrección.
- Contabilidad mensual y acompañamiento periódico: es la ruta de continuidad.
- Selección, implantación o parametrización de software contable.
- Digitalización masiva de archivo físico.
- Habilitación de facturación electrónica: se atiende en trámites ante la DIAN.
Qué necesitamos de usted
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Extractos de todas las cuentas, billeteras y pasarelas del periodo completo.
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Archivos electrónicos de las facturas emitidas, no solo el PDF.
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Facturas y documentos soporte de las compras y los gastos.
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Relación de ventas o el reporte del sistema de punto de venta, si lo usa.
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Relación de deudas, cuotas y obligaciones financieras.
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Contratos vigentes con clientes, proveedores y arrendadores.
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Planillas de nómina o relación de pagos a personas.
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Conteo de inventarios, si su actividad los maneja.
No hace falta que lo ordene antes de entregarlo: ordenarlo es el trabajo. La lista exacta de su caso se entrega por escrito junto con el alcance, antes de empezar.
Cuánto cuesta
Plan Esencial para independiente o emprendedor. Establecimiento de comercio, desde $500.000. Cuando entran varios periodos o hay que reconstruir información, el Plan de Acción Contable completo empieza en $900.000.
Modalidad: por proyecto, definida por los meses que se organizan.
El valor lo marca el tamaño del desorden, y el desorden se mide así:
- Número de cuentas y canales de recaudo.
- Volumen de documentos del periodo.
- Cuántos meses se organizan.
- Si hay inventarios y nómina.
- Cuántas personas manipulan la información.
El honorario final se define por escrito antes de empezar.
La conversación de clasificación es gratuita: sirve para escuchar su caso, entenderlo y cotizarlo. No revisa documentos, no valida obligaciones y no identifica errores. Eso es trabajo técnico y hace parte del servicio contratado.
Preguntas
¿Esto es lo mismo que llevarme la contabilidad?
No. Aquí se define qué información debe existir, quién la prepara, cada cuánto y cómo se archiva. Llevar la contabilidad mes a mes es un servicio de continuidad y se contrata aparte.
Tengo todo en una sola cuenta. ¿Eso es un problema?
Es una limitación práctica: obliga a separar cada movimiento a mano y encarece el trabajo. No es una falta ni se lo vamos a reprochar; parte del Plan es dejarle la regla para que no vuelva a pasar.
¿Cuántos meses se organizan?
Los que se acuerden en el alcance. Empezar por el periodo corriente suele ser lo más útil, y los meses anteriores se valoran aparte porque su costo depende de cuánto soporte exista.
¿Necesito un programa contable?
No para empezar. Primero se define qué información debe generarse y con qué frecuencia; después se decide si una herramienta ayuda. Elegirla e implantarla es un proyecto distinto.
Su próximo hito
Decirnos qué maneja hoy y en qué formato. Con eso definimos cuántos meses entran, qué le vamos a pedir y cuánto cuesta dejarlo ordenado.