Ruta de continuidad
Resolvió lo urgente y no quiere volver a quedar desorientado
El valor aquí no está en resolver un problema, sino en que no vuelva a aparecer. Se trabaja con calendario, responsables y fechas internas anteriores al vencimiento, para que ningún plazo dependa de que alguien se acuerde.
Usted está aquí si…
«No sé si estoy al día»
«Necesito saber qué hacer»
«Siempre le entrego la información tarde al contador»
«Necesito reportes para tomar decisiones»
«La información depende de una sola persona»
«Tengo miedo de que me sancionen»
Qué hacemos
Contratar continuidad no es contratar a alguien que registre asientos. Es montar un sistema que sabe qué se entrega, quién lo entrega, en qué fecha, qué se concilia antes del cierre y qué pasa si algo no llega. El registro es una consecuencia de ese sistema, no su objeto.
Cómo arranca
Se fija el punto de partida.
Qué queda dentro del acompañamiento y qué es anterior a él. Sin esa línea, lo de atrás se mezcla con lo del mes y deja de saberse qué se está atendiendo.
Se arma el calendario del año.
Cada obligación con su fecha interna, anterior al vencimiento que corresponda. Los topes y el calendario cambian cada año y se verifican contra la norma vigente al momento de su caso.
Se nombran los dos responsables.
Uno de su lado, que entrega; uno del nuestro, que responde. Con nombre y correo, no con cargos genéricos. Es la decisión que sostiene todo lo demás.
Se corre el primer ciclo completo.
Entrega, conciliación, cierre y reporte. De ese primer mes salen los ajustes de fecha que el acuerdo necesita para ser realista.
Qué se sostiene, periodo tras periodo
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01
Sostenemos el calendario de obligaciones del añoCada vencimiento conserva su fecha interna anterior, y esa fecha interna es la que se cumple. La oficial queda de margen.
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02
Recibimos la información en una fecha fija del mesLa misma fecha, el mismo canal y la misma lista, con un responsable de su lado y uno del nuestro. Una entrega al mes, no diez recordatorios sueltos.
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03
Conciliamos bancos, pasarelas y demás canales de recaudoCada periodo, con la relación de partidas abiertas y su antigüedad. Lo que no concilia se nombra; no se deja correr al mes siguiente sin dueño.
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04
Preparamos el reporte del periodoQué se atendió, qué quedó pendiente, quién responde y para cuándo. Es el Plan de Acción Contable aplicado a un mes.
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05
Emitimos las alertas antes de cada fechaUna alerta que llega el día del vencimiento no es una alerta: es una noticia. Se avisa cuando todavía se puede hacer algo.
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06
Sostenemos el punto de control y el seguimiento de pendientesCada pendiente conserva su responsable, su fecha y su estado hasta que se cierra. Ninguno desaparece por cansancio.
Si su sociedad tiene revisor fiscal
NEXOS no ejerce revisoría fiscal ni emite dictamen sobre información que prepara: quien prepara no asegura. Lo que sí puede hacer parte del acompañamiento, cuando se pacta en el alcance, es el Plan de Acción y Seguimiento de Revisoría Fiscal.
Un informe de revisoría suele terminar en una lista de observaciones que nadie convierte en trabajo. Ese plan las toma una por una y les pone responsable, fecha y estado. Cada punto de control revisa cuáles se cerraron, cuáles siguen abiertas y cuáles cambiaron de prioridad.
El Plan de Acción y Seguimiento de Revisoría Fiscal no reemplaza los informes formales del revisor fiscal, no los repite y no opina sobre ellos. Organiza las acciones que salen de ellos y les hace seguimiento. Los informes los sigue emitiendo el revisor fiscal, que es un profesional independiente.
Qué recibe
Aquí no se compra un cierre suelto: se compra un ciclo que se repite igual todos los meses, con las mismas fechas y los mismos nombres. Las dos tablas de abajo son el ciclo y su resultado.
El ciclo del mes
| Qué | Quién | Cuándo |
|---|---|---|
| Entrega de la información del mes cerrado: extractos, facturas emitidas y recibidas, soportes de gastos | Responsable de su lado | Fecha mensual de entrega acordada |
| Nómina, planillas de aportes y novedades de personal | Quien liquida la nómina, de su lado | Antes de cada pago |
| Acuse de recibo y revisión de completitud de lo entregado | Responsable contable de NEXOS | Los días siguientes a la entrega |
| Solicitud de lo que falte, con la lista concreta | Responsable contable de NEXOS | El mismo día en que se detecta |
| Conciliación de bancos, pasarelas y canales de recaudo | Responsable contable de NEXOS | Antes de la fecha de cierre |
| Confirmación de partidas abiertas y de novedades del mes | Responsable de su lado | Antes de la fecha de cierre |
| Cierre del periodo y registro de las operaciones | Responsable contable de NEXOS | Fecha de cierre acordada |
| Preparación de lo que corresponde al periodo y acompañamiento de la presentación, que se firma con su instrumento de firma electrónica | Responsable contable de NEXOS | Fecha interna, anterior al vencimiento |
| Informe del periodo: lo resuelto, lo pendiente, el responsable y la fecha | Responsable contable de NEXOS | Fecha de reporte acordada |
| Alerta preventiva de las fechas del mes siguiente | Responsable contable de NEXOS | Antes de que empiece el mes |
| Punto de control: estado de todos los pendientes y próximo punto de control | Usted y NEXOS | Periodicidad acordada, mensual o trimestral |
Las fechas concretas de su caso —día de entrega, día de cierre y día de reporte— se fijan en el acuerdo y quedan siempre antes del vencimiento que corresponda. Los topes y el calendario oficial cambian cada año y se verifican contra la norma vigente al momento de su caso.
Los entregables y su estado
| Entregable | Estado |
|---|---|
| Calendario de obligaciones del año, con fechas internas | Resuelto |
| Fecha mensual de entrega de información, con responsable | Resuelto |
| Conciliación de cuentas y canales del periodo | Resuelto |
| Informe periódico con lo resuelto y lo pendiente | Resuelto |
| Partidas conciliatorias sin identificar | En revisión |
| Pendientes anteriores al inicio del acompañamiento | Pendiente |
| Obligaciones que hoy no le corresponden | No aplica |
Los estados del ejemplo muestran cómo se presenta el entregable. El estado real de cada asunto se determina con la información de su caso.
Al final del mes usted no revisa si algo se le pasó. Ya está mirando el mes siguiente.
Qué recibe en cada punto de controlQué queda fuera y se cotiza aparte
- Todo lo anterior a la fecha de inicio del acompañamiento: es la ruta de corrección.
- La auditoría preventiva y la respuesta a requerimientos: tienen página propia y precio propio.
- Revisoría fiscal y cualquier encargo de aseguramiento sobre la información que nosotros mismos preparamos: quien prepara no asegura. Los dictámenes y peritajes sobre información que no preparamos nosotros se contratan aparte, desde $1.500.000. El seguimiento de las acciones que salen de esos informes sí hace parte del acompañamiento cuando se pacta.
- Planeación tributaria del año.
- Trámites ante la DIAN que surjan en el camino, salvo que se incluyan en el acuerdo.
Qué necesitamos de usted
Cada mes, por el mismo canal y en la misma fecha.
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Extractos de todas las cuentas y canales del mes cerrado.
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Archivos electrónicos de las facturas emitidas y recibidas.
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Relación de gastos pagados en efectivo, con su soporte.
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Planillas de nómina y de aportes, o relación de pagos a personas.
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Novedades del periodo: nuevos contratos, ventas de activos, préstamos, cambios societarios.
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Aviso inmediato de cualquier comunicación recibida de una autoridad.
Al inicio se nombra un responsable de su lado, con nombre y correo, que responde por la entrega mensual. Sin ese nombre el calendario no se sostiene.
Es la misma lista todos los meses, y la rutina vale precisamente porque no cambia. La lista exacta de su caso queda por escrito en el acuerdo.
Cuánto cuesta
Plan Esencial en modalidad de acompañamiento mensual, para independiente o emprendedor. Es un honorario mensual y recurrente, distinto del «desde» por servicio y periodo de la tabla de precios de referencia. Establecimiento de comercio, desde $500.000 al mes. Persona jurídica de baja complejidad, desde $800.000 al mes. Las empresas de mayor complejidad se atienden como dirección financiera delegada, desde $2.500.000 al mes.
Modalidad: mensual, con permanencia y periodicidad de reporte acordadas por escrito.
El honorario mensual depende del tamaño del ciclo, no del mes suelto:
- Número de obligaciones al año.
- Volumen mensual de documentos.
- Número de cuentas y canales de recaudo.
- Si hay nómina e inventarios.
- Frecuencia del reporte y de las reuniones.
El honorario final se define por escrito antes de empezar.
La conversación de clasificación es gratuita: sirve para escuchar su caso, entenderlo y cotizarlo. No revisa documentos, no valida obligaciones y no identifica errores. Eso es trabajo técnico y hace parte del servicio contratado.
Preguntas
¿Esto incluye corregir lo de atrás?
No. El acompañamiento arranca en un punto de partida acordado. Lo anterior se revisa y se cotiza como corrección, y puede hacerse en paralelo si usted lo decide.
¿Qué pasa si no entrego la información a tiempo?
Se registra el pendiente con su responsable y su fecha, y se le avisa del riesgo que genera. El calendario tiene fechas internas anteriores al vencimiento oficial justamente para absorber demoras razonables.
¿Cada cuánto nos vemos?
Se fija un punto de control periódico en el acuerdo, mensual o trimestral según el volumen. Cada punto de control cierra con lo resuelto, lo pendiente y la próxima fecha.
Tenemos revisor fiscal. ¿Esto choca con su trabajo?
No. NEXOS no ejerce revisoría fiscal ni opina sobre información que prepara. El Plan de Acción y Seguimiento de Revisoría Fiscal organiza las acciones que salen de los informes del revisor: cada observación queda con responsable, fecha y estado, y se revisa en el punto de control. Los informes formales los sigue emitiendo el revisor fiscal.
¿Hay permanencia mínima?
Se acuerda al inicio, junto con el alcance y el precio. Lo que no cambia es que cada periodo se entrega con evidencia, para que su información se pueda entregar completa el día que usted quiera llevársela.
Su próximo hito
Definir la fecha de arranque y el punto de partida. De ahí sale el calendario del año, la fecha mensual de entrega y el honorario.